1. Do tego celu posłużą nam specjalne narzędzia przygotowane przez Google. Logujemy się na konto Google a następnie przechodzimy pod ten adres. Wybieramy „Utwórz archiwum”.
2. Zaznaczamy pocztę.
3. Jeżeli chcemy określić, które dokładnie foldery mają zostać zarchiwizowane, wybieramy „Edit”.
4. Następnie decydujemy, czy skopiować całą pocztę, czy wyłącznie wybrane foldery.
5. Wybieramy foldery, które mają być skopiowane.
6. Gdy wszystko jest gotowe, klikamy „Utwórz archiwum”.
7. Gmail rozpocznie tworzenie archiwum. Może to potrwać kilka godzin, a nawet cały dzień w zależności od wielkości naszej skrzynki. Link do pobrania archiwum zostanie wysłany na naszą pocztę. Odnośnik pojawi się także na stronie archiwum.
Gotowe! Po wygenerowaniu archiwum będzie je można pobrać na dysk. Całość zapisana jest w formacie MBOX, który jest obsługiwany między innymi przez klienta pocztowego Mozilla Thunderbird czy Qualcomm Eudora.